klantcase Beeld & Geluid

regie over budgetbesteding

Lees de brochure

Business intelligence voor budgettering en controle

Sinds de opening hebben al ruim 1 miljoen mensen een bezoek gebracht aan de ‘Experience’, de publieksattractie van Beeld en Geluid. Daarnaast bemiddelt het instituut tussen rechthebbenden en gebruikers van beeld- of geluidsmateriaal. Ook ontwikkelt men zelf allerlei mediaprojecten. Zeker in tijden van bezuinigingen is het zaak om de geldstromen goed te bewaken en te kunnen verantwoorden hoe subsidies zijn ingezet. Een team van i3 heeft hiervoor een BI-omgeving opgezet dat door het i3 BI Service Center alweer jaren naar tevredenheid wordt beheerd.

Grip op de geldstromen

“Het grootste project is ‘Beelden voor de toekomst’ dat we met een aantal partners uitvoeren. Er is hiervoor zo’n 90 miljoen euro beschikbaar gesteld aan ons instituut. We hebben in het kader van dit project ruim 250.000 uur aan materiaal gedigitaliseerd en via geavanceerde zoekfuncties beschikbaar gesteld. Daarnaast zijn we vooral bezig met allerlei kleinere projecten. Ook hier moeten projectleiders in de hand houden welke mensen en middelen ze in welke fase inzetten om overschrijding van budgetten te voorkomen. Verder willen we de opbrengsten van het bezoekersdeel en verhuur van de ‘Experience’ monitoren. De BI-omgeving die i3 heeft neergezet, levert dagelijks overzichtsrapportages waarop gebruikers kunnen doorklikken voor detailinformatie. Ook een vergelijking met historische data is mogelijk.”

i3 in drie woorden volgens Beeld en Geluid:

Opvallend korte lijnen.

Budgetteren en controleren

“Goede sturing valt of staat met budgettering en controle. Om ons begrotingsproces te stroomlijnen heeft i3 een aantal jaren geleden IBM Cognos Planning geïmplementeerd. Per project of activiteit kunnen afdelingsmanagers een begroting opstellen en die op detailniveau vergelijken met de realisatiecijfers. De applicatie consolideert deelbegrotingen tot een organisatiebrede totaalbegroting. Die gebruiken we ook voor het verkrijgen van subsidies en het afleggen van verantwoording.”

Technologische infrastructuur

De BI-omgeving is gebaseerd op MS SQL Server. Voor de rapportages en dashboards heeft i3 MS Reporting Services ingezet. Verder zijn koppelingen gemaakt met operationele systemen die de voedingsbron vormen voor het data warehouse. Beeld en Geluid werkt met afzonderlijke systemen voor financiële administratie, HRM, planning, tijdsregistratie en kassahandelingen. Elke nacht worden de gegevens in het data warehouse geactualiseerd en verwerkt tot rapportages. Gebruikers werken met een webapplicatie die beschikbaar wordt gesteld via het intranet. In 2013 heeft Beeld en Geluid de volledige BI- en Planning-omgeving naar de i3 Cloud overgezet. Deze i3 Cloud sluit naadloos aan op het netwerk van Beeld en Geluid. De gebruiker merkt hier niets van.

De resultaten

De resultaten

  • Volledig zicht op de baten van de ‘Experience’: kaartverkoop, winkelopbrengst en uitbesteding van de catering
  • Betere aansturing door projectmanagers op aspecten als tijd, geld en prestaties
  • Transparante verslaglegging voor subsidieverstrekkers in Nederland en de Europese Unie

Goede afspraken over het beheer

“Voor het beheer van de BI-omgeving hebben we een SLA afgesloten met i3. Tijdens kantooruren bewaken zij de beschikbaarheid en performance van het systeem. Verder verzorgen ze tweedelijns support bij problemen die onze IT-afdeling niet kan oplossen. Beide taken zijn uitbesteed op basis van een fixed fee. Daarnaast schakelen we i3 regelmatig in voor functionele uitbreidingen en aanpassingen van het systeem. Dat gebeurt op basis van nacalculatie. De samenwerking met onze IT-afdeling verloopt soepel door de korte lijnen en proactieve houding van i3.”

Groeiend gebruik van de data

“De BI-omgeving is beschikbaar voor al onze projectleiders en afdelingsmanagers”, aldus Post. “Een deel van hen doet dat dagelijks, anderen periodiek. We merken dat het gebruik van de rapportages en dashboards groeit. Dat komt enerzijds omdat de informatie inzichtelijker wordt gepresenteerd, bijvoorbeeld in de vorm van grafieken en omdat i3 nieuwe koppelingen heeft gerealiseerd. Door de bezuinigingen moeten we strakker sturen en de besteding van budgetten onderbouwd verantwoorden naar subsidieverstrekkers. Door de gebruiksvriendelijke webapplicatie kan iedereen zelfs zonder training snel alle benodigde informatie vinden. Zo helpt i3 ons om ‘meer te doen met minder’.”

Meer over

Lees de brochure

Beeld en Geluid

Beeld en Geluid is een van de grootste audiovisuele archieven van Europa. Het unieke gebouw op het Media Park in Hilversum herbergt ruim 800.000 uur aan radio, televisie, film en muziek. De collectie is toegankelijk voor uiteenlopende doelgroepen, waaronder mediaprofessionals, de creatieve sector, het onderwijs en het grote publiek. De ‘Experience’ biedt bezoekers de mogelijkheid om interactief kennis te maken met alle facetten van de media. Als brede culturele instelling neemt het instituut een centrale functie in binnen de archief- en mediasector.

Harm Post – Controller bij Beeld en Geluid –

De samenwerking met onze IT-afdeling verloopt soepel door de korte lijnen en de pro-actieve houding van i3

“Tot 2006 waren de activiteiten van Beeld en Geluid verspreid over verschillende locaties,” memoreert Controller Harm Post. In het nieuwe gemeenschappelijke pand bieden we ook een publieksattractie in de vorm van de ‘Experience’. Uiteraard moeten we grip houden op de kosten en baten daarvan. Verder wilden we vollediger en actueler zicht hebben op de financiële status van projecten. Hierdoor hadden we behoefte aan een professionele BI-omgeving. Bij de partnerselectie werd ook i3 uitgenodigd. Ze adviseerden ons niet alle bronsystemen te vervangen door één ERP systeem maar een informatielaag over de systemen heen te leggen. De bestaande systemen kunnen daardoor een datawarehouse voeden dat iedereen van heldere en bruikbare gegevens voorziet. Die pragmatische aanpak sprak ons aan.”

Harm Post

Harm post ZW.jpg

Zuurstof voor uw business

Lees de brochure

Houdt uw organisatie in conditie. Dat doen we door data te interpreteren en om te zetten in bruikbare informatie.

"Data is de nieuwe zuurstof die uw organisatie in conditie houdt. i3, de toonaangevende onderneming, gespecialiseerd in data, informatie en analytics laat uw business ademen. Oftewel: van data naar informatie en interpretatie met als einddoel het neerzetten van een mooie prestatie. Niet voor, maar juist MET de opdrachtgever werken we samen om het gestelde bedrijfsdoel te overtreffen. 45 inspirerende i3-dataspecialisten zetten zich hier dagelijks 100% voor in. Onze expertise betreft het gehele spectrum van BI, Analytics en Predictive Analytics. Onze focus ligt met name op de branches: Retail & Groothandel, Zakelijke Dienstverlening en de Non-Profit."

Kan uw business wel wat extra zuurstof gebruiken?

Neem contact op voor een verkennend gesprek of bekijk eerst onze ervaringen op www.i3.nl/referenties

EY i3

Antonio Vivaldistraat 150
1083 HP Amsterdam
Telefoon 031 (0)88 407 10 00
E-mail data.analytics@nl.ey.com